Panduan dan Tips Membuat Surat Rekomendasi untuk Studi S-2 – Berkas LoA

Setelah sebelumnya, saya memberikan panduan dan tips untuk menyusun CV, Motivation Letterdan belajar IELTS, kali ini, saya akan memberikan tips dan panduan untuk membuat surat rekomendasi sebagai salah satu syarat umum untuk mendaftar S-2 di luar negeri.

Let’s go!


1. Panduan Penulisan Surat Rekomendasi

Umumnya, tidak ada format eksak atau spesifik untuk surat rekomendasi yang diajukan untuk daftar S-2. Namun, di sini, saya ingin memberikan gambaran supaya surat rekomendasi kita dapat terstruktur dengan baik.

Image result for letter
Surat oleh http://www.scribendi.com

1.1 Format Penulisan

Kop Surat

Banyak universitas yang meminta surat rekomendasi yang berkop surat resmi (entah itu universitas atau instansi, tergantung siapa pemberi rekomendasinya). Namun, jika karena satu dan lain hal, kop surat tidak memungkinkan untuk didapatkan, segera hubungi pihak universitas yang dituju.

Kepala Surat

Kepala surat berisi nama perekomendasi, jabatan dan instansi, email perekomendasi, serta nomor telepon perekomendasi. Yang perlu diingat di sini adalah email perekomendasi harus berupa email resmi yang berdomain nama instansi atau universitas. Jangan mencantumkan email umum yang tidak resmi seperti yahoo dan gmail.

Tanggal dan Salam Pembuka

Isinya hanya tanggal pembuatan surat dan ucapan pembuka seperti “Tho whom it may concern”.

Isi Surat

Isi surat ini isinya (kalau saya) ada empat paragraf dengan rincian sebagai berikut.

  • Paragraf 1 : Kata pembuka disertai dengan pernyataan seberapa lama perekomendasi kenal kamu.
  • Paragraf 2 : Pemaparan alasan mengapa pemberi rekomendasi merekomendasikan kamu. Misalnya, dengan menyebutkan prestasi akademik, dll.
  • Paragraf 3 : Sama dengan paragraf 2. Yang perlu diperhatikan di sini adalah pembedaan poin inti dari kedua paragraf. Misalnya, jika paragraf 2 memamaparkan prestasi akademik, paragraf 3 memaparkan softskills seperti komunikasi, kepemimpinan, dll.
  • Paragraf 4 : Kalimat penutup dibumbui dengan penekanan bahwa kamu adalah kandidat yang terbaik untuk universitas yang di-apply.

Kolom Tanda Tangan

Ya standar. Isinya tulisan “Your sincerely” sama tanda tangan dan nama jelas.

1.2  Contoh Bentuk Surat

Untuk memudahkan, silakan simak contoh format surat rekomendasi berikut ini.

contoh surat rekomendasi
Contoh Surat Rekomendasi

Ukuran font, kertas, dan margin-nya standar saja. Tidak ada ketentuan (jika tidak ditentukan).

Jangan lupa tulis dalam bahasa yang sesuai, ya. Jangan sampai menulsi surat dalam bahasa Indonesia jika ingin apply ke UK.

2. Referees (Pemberi Rekomendasi)

Umumnya, ada dua pihak yang dapat memberimu rekomendasi:

2.1 Pihak Akademisi Kampus Sewaktu Kuliah

Pihak akademisi yang dapat memberimu rekomendasi beragam. Yang paling typical biasanya adalah dosen wali atau pembimbing skripsi karena memang biasanya, telah mengenalimu dengan baik. Ada juga yang meminta rekomendasi kepada akademisi kampus yang jabatannya tinggi seperti dekan, profesor, atau rektor.

2.2 Atasan Kerja

Atasan kerja di tempatmu bekerja juga dapat memberikanmu rekomendasi. Atasan di sini bisa macam-macam mulai dari aatsan di divisi sampai mungkin CEO perusahaan.

Image result for boss in work
Atasan Kerja oleh http://www.aarp.com

3. Tips Tambahan

Untuk menambah kekecean surat rekomendasimu, ikuti tips-tips di bawah, ya.

3.1 Pilih Pemberi Rekomendasi yang Benar-Benar Kenal Kamu, bukan Karena Tingginya Jabatan.

Jabatan yang tinggi memang merupakan salah satu hal yang “Menjual” dari surat rekomendasimu. Namun, hal yang lebih penting adalah seberapa kenalnya si pembuat rekomendasi dengan dirimu. Bisa jadi, di tengah-tengah proses seleksi, si pihak admission kampus menghubungi pemberi rekomendasimu diam-diam untung mengonfirmasi dan tentunya akan “Bahaya” kalau the referees memberi keterangan yang tidak relevan karena tidak mengenalmu, kan?

Sebagai jalan tengah, saya punya strategi jitu.

Biasanya, universitas meminta lebih dari satu surat rekomendasi (dua atau tiga buah). Coba cari satu rekomendasi dari yang sangat kenal (dosen wali, atasan kerja yang dekat, dll.), terus satu lagi dari yang mempunyai jabatan tinggi (dekan, rektor, pimpinan divisi, dll.). Dengan begitu, rekomendasi kita akan lebih kece karena ada kombinasi dari ornag yang snagat kenal dan berjabatan tinggi.

3.2 Buat Surat Rekomendasi yang Bersifat Umum jika Ingin Lebih Praktis dan Fleksibel.

Dalam pembuatan surat rekomendasi, terkadang isi suratnya tidak mencantumkan nama universitas secara spesifik sehingga bersifat umum. Dengan begitu, suat rekomendasi sejenis ini dapat dipakai untuk apply ke universitas mana pun tanpa harus repot-repot membuat surat baru sebanyak universitas yang akan di-apply. Jika ingin fleksibilitas seperti ini, buatlah surat rekomendasi yang bersifat general seperti ini.

Membuat surat rekomendasi yang spesifik juga bagus, though, soalnya pihak univeritas pasti akan merasa lebih dihargai.

3.3 Cek Penulisannya dengan Teliti.

Image result for grammar correction
Koreksi oleh http://www.komando.com

Selalu cek, cek, dan cek surat rekomendasimu sebelum ditandatangan dan di-submit di portal admission. Pastikan semuanya rapi dan sesempurna mungkin mulai dari tata letak, tata bahasa / grammar, pemilihan kata, gaya bahasa, dll. Jangan sampai surat memberikan kesan buruk di surat rekomendasimu.

3.4 Jangan Menggunakan Kata-Kata yang Sama untuk Surat Rekomendasi dari Referees yang Berbeda

Jangan menggunakan surat yang sama persis untuk dua orang referees (pemberi rekomendasi) yang berbeda. Bisa-bisa, suratnya nanti akan dianggap hanya hasil copas.

3.5 Komunikasikan dengan Pihak Universitas jika Ada Sesuatu yang Ingin Dikonsultasikan.

Image result for consultation
Konsultasi oleh http://www.barerootsnaturalhealth.com

Jika merasa ada sesuatu yang membuatmu ragu atau janggal mengenai surat rekomendasi ini (atau segala sesuatu yang berkaitan dengan admissions), jangan ragu untuk kontak email pihak admission universitas tersebut. Komunikasikan dengan baik. Admin kampus-kampus top dunia biasanya sangat responsif. Jadi, jangan khawatir.

Pengalaman saya, pada saat apply ke UoM (The University of Manchester), saya menghubungi pihak kampus mengenai ketidaksediaan pemberi rekomendasi saya dalam mencantumkan kop surat resmi karena satu dan lain hal, sedangkan dalam requirements-nya, kop surat resmi wajib dicantumkan. Akhirnya, setelah saya menjelaskan semuanya, pihak universitas mengerti dan saya diterima di universitas tersebut.

3.6 Komunikasikan Mekanisme Pembuatan Suratnya dengan Pemberi Rekomendasi.

Dalam membuat surat rekomendasi, jangan membuat sendiri tanpa sepengetahuan si pemberi rekomendasi, lalu ujug-ujug minta tanda tangan. Komunikasikan secara baik, termasuk teknis penyusunan surat rekomendasinya. Ada pemberi rekomendasi yang rajin dan bersedia menyusun surat sendiri. Ada juga yang tidak mau repot dan memberikan keleluasaan bagi kita untuk menyusun kalimat-kalimatnya. Sesuaikan dan selalu komunikasikan.

Universitas juga memiliki berbagai macam teknis dalam pengiriman surat rekomendasi. Ada yang di-upload oleh kita. Ada juga yang berupa kita hanya input email perekomendasi, lalu pihak perekomendasi sendiri yang harus mengirim suratnya. Therefore, selalu jaga komunikasinya.

3.7 Jangan Plagiat.

Di google sana, banyak sekali bertebaran contoh surat rekomendasi. Tidak ada salahnya memang melihat contoh. Namun, jangan sampai kita hanya menyalin mentah-mentah conth tersebut dan akhirnay menjurus ke plagiarisme. Be careful. Sekali ketahuan plagiarisme, bisa fatal akibatnya.


Oke. That’s all for today. Semoga dapat bermanfaat dan memuluskan jalan kita untuk meraih universitas impian. 🙂

Cara detail untuk apply S-2 di luar negeri bisa dilihat di sini.

Sumber Gambar

3 komentar

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: